Контроль соответствия лицензий ПО

Что такое соблюдение лицензионных требований?

Соблюдение лицензионных требований означает обеспечение того, чтобы программа, установленная на компьютерах и устройствах организации, соответствовала условиям лицензий, приобретенных у поставщиков. Это включает в себя запрет на установку большего количества копий системы, чем предусмотрено лицензиями, или использование программного обеспечения дольше, чем согласованный срок.

Например, если компания приобретает 100 лицензий на Microsoft Office, она должна убедиться, что Office установлен не более чем на 100 машинах. Использование на 101 машине нарушит соблюдение требований. Или если лицензия на 50 пользователей для Adobe Creative Cloud приобретена на 1 год, компания не может использовать инструмент в течение 13 месяцев без продления лицензии.

Риски несоблюдения лицензионных требований

Риски несоблюдения лицензионных требований значительны, включая:

Юридические и финансовые штрафы

• Поставщики ПО могут подать в суд на компании, не соблюдающие условия, что приведет к большим юридическим издержкам, часто достигающим шести или семи цифр
• Аудиты могут выявить проблемы с недолицензированием, что приведет к большим затратам на приобретение дополнительных лицензий, иногда достигающим миллионов
• Штрафы могут превышать 150 000 рублей за каждый случай несоблюдения лицензионных требований

Репутационные потери

• Освещение в СМИ судебных исков и штрафов может сильно повредить репутации организации
• Акционеры, члены совета директоров и аналитики отрасли могут потерять уверенность в контроле компании над управлением

Отключение программного обеспечения

• Поставщики программного обеспечения могут технически заблокировать и отключить продукты, которые не соответствуют требованиям
• Потеря доступа к критически важным программам может парализовать производительность и операционные процессы
• Обходные решения, такие как переустановка операционных систем, могут быть крайне дорогостоящими и трудоемкими

Учитывая широкомасштабные финансовые, юридические и репутационные риски, соблюдение лицензионных требований должно быть главным приоритетом для менеджеров программных активов и генеральных юристов. Ежеквартальные самопроверки, улучшение процессов отслеживания и автоматизированные решения могут помочь снизить риски.

Масштаб потенциальных убытков делает инвестиции в такие программы, как Total Network Inventory, оправданными для обеспечения соблюдения требований. Запланируйте персонализированную демонстрацию сегодня, чтобы узнать больше!

Важность программного обеспечения для отслеживания лицензий

Ручное отслеживание программных лицензий во всей компании с сотнями приложений и тысячами устройств крайне сложно и подвержено ошибкам. Ошибки в таблицах и ненадежная человеческая память неизбежно приводят к установке нелицензионного ПО или ненужным приобретениям лицензий.

Именно поэтому автоматизированные инструменты отслеживания программных лицензий критически важны для поддержания постоянного соблюдения требований. Решения, такие как Total Network Inventory (инструмент отслеживания программных лицензий), предоставляют возможности, которые невозможны при ручных подходах:

• Обнаружение всех систем, установленных на каждом устройстве.

Сканирует всю сеть, чтобы создать полный список всех программ, установленных на серверах, настольных компьютерах и ноутбуках, обеспечивая полную видимость.

• Поддержание центральной базы данных с лицензиями и установками.

Хранит лицензии, установочные места, одобрения и отклонения в базе данных SQL, обеспечивая систему учета для сверки.

• Сравнение установок с приобретенными лицензиями.

Сравнивает фактические установки на компьютерах с приобретенными лицензиями, выявляя несоответствия и позволяя принимать точные решения о добавлении лицензий.

• Уведомление о превышении лимитов на устройствах.

Мгновенно уведомляет о превышении порогов на приобретенных лицензиях - автоматизируя контроль на тысячах конечных точек.

• Предоставление готовых к аудиту отчетов.

Создает комплексные отчеты, детализирующие установки по сравнению с приобретенными лицензиями для внутренних и внешних аудитов, снижая ручной труд и позволяя мгновенно пройти аудиты.

Исключая рискованные и неэффективные ручные подходы, автоматизированные инструменты управления лицензиями, такие как Total Network Inventory, обеспечивают непревзойденную видимость и контроль, делая постоянное соблюдение требований достижимым.

Запускайте аудиты по расписанию! Управление лицензиями на ПО в Total Network Inventory включает возможность планирования задач сканирования. Создавайте собственное расписание и выполняйте ежедневные, еженедельные или ежемесячные лицензионные аудиты в полностью автоматическом режиме. Планируя аудиты вне рабочего времени, вы можете обеспечить бесперебойную работу без замедления сети или прерывания рабочего процесса.

Как достичь соблюдения лицензионных требований

Вот лучшие практики для достижения постоянного соблюдения лицензионных требований:

• Назначьте центральную ответственность: Назначьте специального менеджера по программному обеспечению/лицензиям, ответственного за отслеживание соблюдения требований. Пусть он проводит ежеквартальные аудиты, приобретение лицензий, оптимизацию и т. д.
• Отслеживайте все запросы на программное обеспечение: Записывайте каждый запрос на систему, покупку и лицензионное соглашение с подробными данными об одобрениях, количестве лицензий, условиях и т. д.
• Автоматизируйте с помощью программного обеспечения: Используйте инструменты, такие как Total Network Inventory (инструмент отслеживания программных лицензий), чтобы автоматизировать обнаружение установок по сети для упрощения сверки аудитов.
• Проводите регулярные самопроверки: Проводите ежеквартальные сверки всех установок программного обеспечения с имеющимися лицензиями. Исследуйте несоответствия, удаляйте неиспользуемые инструменты и приобретайте дополнительные лицензии по мере необходимости.
• Ведите полные записи: Документируйте все лицензионные ключи, счета, соглашения, расходы и т. д. в центральной системе, поддерживая записи в актуальном состоянии после новых покупок или вывода программного обеспечения из эксплуатации.
• Удаляйте неиспользуемые программы: Удаляйте приложения, которые мало используются сотрудниками, чтобы оптимизировать расходы на лицензии. Перераспределяйте освобожденные лицензии на необходимые программные средства.
• Покупайте достаточное количество лицензий: Приобретайте дополнительные лицензии во время продлений или новых развертываний на основе максимальных исторических требований к установке. Планируйте рост.
• Уведомляйте сотрудников об изменениях: Информируйте пользователей, службы поддержки и ИТ-команды о новых распределениях лицензий во время продлений, чтобы они правильно одобряли новые установки.
• Обучайте персонал процессам: Обучайте руководство, сотрудников и отдел закупок практикам соблюдения лицензионных требований через семинары и учебные пособия.

Следование этим лучшим практикам управления программными лицензиями снижает риск несоответствия и помогает поддерживать постоянное соблюдение соглашений по всей компании. Внедрение инструментов управления программными лицензиями в ИТ-инфраструктуру является стратегическим решением, которое повышает операционную эффективность и снижает риски, связанные с несоблюдением требований.

Total Network Inventory для управления соблюдением лицензионных требований

TNI — это комплексное программное обеспечение для управления лицензиями, разработанное для решения проблем соблюдения лицензионных требований. Этот комплексный инструмент управления программными лицензиями создан для автоматизации и упрощения сложного процесса отслеживания и управления лицензиями по всей организации.

Посмотреть демонстрацию