Документация IT инфраструктуры – ценный ресурс любой организации, но как правило именно он становится «слабым местом», по причине плохого контроля и отсутствия систематизации. Создания упорядоченного документального отчета требует серьезных усилий, а также временных затрат. И если в рабочем штате не предусмотрен специальный работник, отвечающий за документоведение, то, как показывает практика, через некоторое время компания сталкивается с рядом неприятных проблем.

Когда возникает необходимость провести аудит IT инфраструктуры, рекомендуется использовать специальные программные инструменты, среди которых Total Network Inventory (TNI) - эффективное решения для качественного учета и аудита программ и лицензий в сети.

Демо-ролик

Корпоративная документация, её типы и как привести в порядок

Условно ИТ документацию можно разделить на такие типы:

• документы к программному продукту;
• к автоматизированной системе;
• к сервису услуг;
• к аппаратному обеспечению;
• прочая эксплуатационная документация.

Совершенно не важно являетесь ли вы разработчиком программного продукта, купили лицензию на ПО или же обновили технический парк, стоит позаботиться о том, чтобы вся важная информация хранилась в одном месте. Определенные технические документы (лицензии, соглашения, договоры, datasheet, мануалы, инструкции и пр.) будут весьма актуальны во время перезаключения договоров, обновлении лицензий, а также во время обучения новых сотрудников, обеспечивающих сопровождение IT инфраструктуры компании.

Хранение информации в цифровом формате – это первый шаг к приведению корпоративной документации в надлежащий вид. Помимо удобства и быстрого поиска нужного, цифровые данные легко подаются аудиту и отличаются высокой степенью сохранности. Ведь так сложилось, что для большинства, распечатать документ и положить его в папку – стало рутинным действием, своеобразным доказательством и подтверждением проделанной работы. Но как только перед компанией возникнет задача провести инвентаризацию, нужные бумаги оказываются утерянными.

Второй и завершающий шаг — это индексация содержимого и стандартизация хранения документов. Это можно обеспечить с помощью специализированного ПО, отвечающего за надлежащее оформление полученных данных.

Преимущества документирования IT

Проведение документирования IТ будет актуально для абсолютно любого владельца бизнеса, а также всем организациям, которые имеют большой технический парк, используют различное ПО и современные каналы связи. Комплексный аудит стоит проводить в случае:

• приобретения компании или объединение нескольких организаций в один холдинг, корпорацию: для изучения текущего состояния дел, оценки состояния IT систем;
• проведение апгрейда существующей IT инфраструктуры: обновления программ, техники;
• для обнаружения, контроля и ликвидации «слабых мест» систем. Грамотная инвентаризация способствует снижению нагрузки с технической поддержки, экономит средства на обучении сотрудников, значительно оптимизирует рабочие процессы компании, а также снижает риск возникновения проблем, связанных с аудитом.

Использование специальных программных решений в документировании ІТ

TNI – гибкий софт, способен удовлетворить запросы любого пользователя. Он отлично подойдет для компаний, которые ценят свое время и знают, что инвентаризация IT инфраструктуры – это не просто формальность, а важный шаг для улучшения контроля и формирования точной отчетности. Среди главных преимуществ программы:

• приобретения компании или объединение нескольких организаций в один холдинг, корпорацию: для изучения текущего состояния дел, оценки состояния IT систем;
• встроенная база программ: возможность хранить данные о каждой лицензии, которой обладает организация, вместе со всеми параметрами, ключами, информацией о дате окончания, сопроводительными документами;
• лицензированный статус: ключи установленного ПО будут автоматически обнаружены на всех устройствах, таким образом можно получить актуальную информацию обо всех статусах и проблемах с лицензиями;
• автоматизация документирования компьютерного оборудования (оргтехники): всего в несколько кликов возможно создать детальный отчет о каждом оборудовании. Устройства можно группировать, добавлять комментарии, получать информацию об ОС, установленных программах и многое другое;
• для аудита и маркировки оборудования доступна возможность создания двухмерных штрихкодов;
• формирования гибких отчетов по разным категориям данных и многое другое.

Вместе с TNI документирование парка компьютеров — это приятный отдых, а не монотонная, выматывающая процедура.